5 conseils créatifs pour rester organisé dans vos tâches

Il y a celles et ceux qui recouvrent leur bureau de petites notes autocollantes, d’autres qui indiquent des rappels toutes les 10 min sur leur smartphone, ou encore d’autres qui vont jusqu’à se servir de logiciels de productivité ! Bref… chacun à sa propre façon de s’organiser.

Mais il y a forcément des jours où vous vous retrouvez noyé dans les mails, dépassé par la quantité de choses à faire. Vous ne savez même plus dans quel ordre attaquer ces choses, sans compter les délais serrés.

Imaginez ce que cela pourrait donner si vous étiez PDG d’une entreprise, multimillionnaire ? Vous ne pourriez vous permettre d’oublier une date, de perdre un RDV. Voici 5 conseils créatifs inspirés de dirigeants, pour vous aider à mieux gérer votre flux de travail, et à rester organisé dans vos tâches.

1. Intégrer des codes couleurs dans votre planning

Pat Gelsinger, PDG de VMware, ajoute des codes couleurs dans son planning en fonction des rencontres prévues. Jaune s’il s’agit d’une réunion de stratégie avec ses équipes, turquoise pour des clients ou partenaires, violet pour les médias. Vous avez compris l’idée ! Il s’agit donc de coder soigneusement votre planning d’activités avec des couleurs vives.

2. Attribuer un thème à chaque jour de la semaine

Le PDG de Square et président de Twitter, Jack Dorsey, donne un thème spécifique à chaque jour de la semaine. Le lundi pour le marketing, le mardi pour la gestion, le mercredi pour les produits… cela lui permet de mieux s’organiser, de maintenir son esprit concentré sur des objectifs. Une idée géniale ! Il parait d’ailleurs que nous sommes plus heureux lorsque nous sommes concentrés sur une chose.

3. Utiliser une alarme vocale

Le PDG de Jobbio, Stephen Quinn, utilise une alarme vocale pour l’aider dans ses tâches. La voix provient de son Mac, elle se déclenche pour lui indiquer qu’il est temps de passer à autre chose. Elle le prévient même lorsqu’il est l’heure d’aller manger ! Bon d’accord, c’est un cas extrême… mais il faut bien en parler !

4. Attribuer une heure spécifique à certaines tâches

Certains sont comme Elon Musk, ils répondent aux courriels pendant leur temps en famille, peu importe s’il s’agit d’une facture ou d’un sujet stratégique. D’autres, comme Anirban Bardalaye, PDG de VaycayHero, repoussent certaines tâches à une date et une heure spécifique. Par exemple, pour lui, les tâches administratives se font toutes le mardi, à partir de 23h. Pourquoi pas ?

5. Vérifiez vos emails… le lendemain

Tony Hsieh, PDG de Zappos, était fatigué de devoir traiter plus de 1000 mails par jour ! Jusqu’au jour où il découvre la technique « Yesterbox ». L’idée est la suivante : chaque matin, vous bloquez quelques heures pour répondre / transférer / supprimer les emails d’hier (d’où le nom de la technique). Vous serez plus serein en attaquant ainsi votre journée, et surtout plus productif. Et en traitant chaque email le lendemain matin, tout le monde reçoit une réponse le lendemain de leur contact. Pas des jours ou des semaines plus tard !

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